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在郑州市建筑装饰装修工程乙级资质申请中,虽没有对合同管理能力提出十分具体的量化指标,但要求企业建立完善的合同管理制度,且在多方面有所体现:
制度建设方面
企业需有合法的合同管理规章制度,明确合同管理的流程、责任部门和人员等。例如,规定从合同谈判、起草、审核、签订、履行到归档的一系列流程,以及每个环节中相关人员的职责。
制度应包含合同的分类管理办法,如按照工程类型、规模、金额等对合同进行分类,便于查询和管理。同时,要建立合同的编号规则,确保每个合同都有唯一的标识,方便跟踪和统计。
人员管理方面
要求相关管理人员具备合同管理的知识和技能。企业可通过组织内部培训、鼓励员工参加外部专业培训或考取相关证书等方式,提升管理人员的合同管理水平。例如,安排员工参加合同管理师培训课程,使其掌握合同法律知识、谈判技巧、风险防控等方面的能力。
明确合同管理人员的岗位责任,如合同管理员负责合同的日常管理和监督,包括合同的签订、履行情况的跟踪等;法务人员负责合同的法律条款审核,确保合同的合法性和有效性。
合同执行方面
企业在过往的项目合同执行中,应表现出良好的履约能力,按时、按质、按量完成合同约定的任务。例如,在已完成的建筑装饰装修项目中,严格按照合同规定的工程进度、质量标准进行施工,确保不出现违约情况。
对于合同变更,要有规范的处理流程。当项目出现需要变更合同的情况时,如工程范围调整、工期变更等,应按照规定的程序进行申请、审批,并签订书面的变更协议。同时,要及时将变更信息传达给相关部门和人员,确保合同的顺利履行。
建立合同纠纷处理机制。当合同履行过程中出现纠纷时,能够及时、有效地进行处理。企业可设立专门的纠纷处理小组,负责与对方协商、调解或通过法律途径解决纠纷,维护企业的合法权益。
档案管理方面
要对合同进行妥善的归档和保管,包括合同原件、变更协议、往来函件、验收报告等与合同相关的所有文件。建立专门的合同档案室或采用电子档案管理系统,对合同档案进行分类存放和管理,便于随时查阅和调用。
规定合同档案的保管期限,一般应根据合同的重要性和可能涉及的法律纠纷等因素确定。例如,对于重大项目的合同档案,保管期限可设定为项目竣工后的 10 年或更长时间,以满足可能的审计、法律诉讼等需要。
在申请资质时,企业需提供相关的合同管理制度文件、合同档案目录、已履行合同的验收报告等材料,以证明其具备良好的合同管理能力。
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